DSGVO Informationspflicht: Nutzung des internen Bereichs
Informationspflicht gemäß Art. 12, 13 und 14 der DSGVO
Datenerhebung zur Verwaltung der Mitgliedschaft
Die betroffene Person hat die Möglichkeit, sich auf der Internetseite des für die Verarbeitung Verantwortlichen unter Angabe von personenbezogenen Daten zu registrieren. Welche personenbezogenen Daten dabei an den für die Verarbeitung Verantwortlichen übermittelt werden, ergibt sich aus der jeweiligen Eingabemaske, die für die Registrierung verwendet wird. Die von der betroffenen Person eingegebenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die interne Verwendung bei dem für die Verarbeitung Verantwortlichen und für eigene Zwecke erhoben und gespeichert. Der für die Verarbeitung Verantwortliche kann die Weitergabe an einen oder mehrere Auftragsverarbeiter, beispielsweise einen Paketdienstleister, veranlassen, der die personenbezogenen Daten ebenfalls ausschließlich für eine interne Verwendung, die dem für die Verarbeitung Verantwortlichen zuzurechnen ist, nutzt.
Durch eine Registrierung auf der Internetseite des für die Verarbeitung Verantwortlichen wird ferner die vom Internet-Service-Provider (ISP) der betroffenen Person vergebene IP-Adresse, das Datum sowie die Uhrzeit der Registrierung gespeichert. Die Speicherung dieser Daten erfolgt vor dem Hintergrund, dass nur so der Missbrauch unserer Dienste verhindert werden kann, und diese Daten im Bedarfsfall ermöglichen, begangene Straftaten aufzuklären. Insofern ist die Speicherung dieser Daten zur Absicherung des für die Verarbeitung Verantwortlichen erforderlich. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, sofern keine gesetzliche Pflicht zur Weitergabe besteht oder die Weitergabe der Strafverfolgung dient.
Die Registrierung der betroffenen Person unter freiwilliger Angabe personenbezogener Daten dient dem für die Verarbeitung Verantwortlichen dazu, der betroffenen Person Inhalte oder Leistungen anzubieten, die aufgrund der Natur der Sache nur registrierten Benutzern angeboten werden können. Registrierten Personen steht die Möglichkeit frei, die bei der Registrierung angegebenen personenbezogenen Daten jederzeit abzuändern oder vollständig aus dem Datenbestand des für die Verarbeitung Verantwortlichen löschen zu lassen.
Kategorien der verarbeiteten Daten und ihre Herkunft
Zu den verarbeiteten Kategorien der personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen Ihrer Beitrittserklärung und zur Verwaltung Ihrer Mitgliedschaft erheben und speichern gehören insbesondere
bei Mitgliedern
- Mitgliedsnummer
- Vorname, Nachname
- E-Mail-Adresse
- Berechtigungen
- Passwort
- IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Registrierung
sowie ggf. weitere Daten, die Sie über sich selbst preisgegeben haben
bei Nicht-Mitgliedern
- Name
- Adresse
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
- IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Registrierung
sowie ggf. weitere Daten, die Sie über sich selbst preisgegeben haben
Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung der personenbezogenen Daten
Die Erhebung und Verarbeitung der Daten dienen der Bereitstellung einer digitalen Möglichkeit für unsere Mitglieder und Nicht-Mitglieder, z. B. Kontaktdaten direkt zu ändern, Informationsmaterial anzufordern, Newsletter zu abonnieren sowie weitere nur den im internen Bereich zur Verfügung stehende Angebote wahrnehmen zu können bzw. den im internen Bereich bereitgestellten KI-Chatbot nutzen zu können.
Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
Unsere berechtigten Interessen liegen dabei z.B. in:
- Verbesserung der internen Abläufe, und
- der Optimierung und Beschleunigung der Beantwortung von Fragestellungen rund um den Beruf der Mitglieder beider Berufsverbände.
Weitergabe der personenbezogenen Daten
Innerhalb des Verbandes erhalten nur die Personen und Stellen Ihre personenbezogenen Daten, die direkt in den Verwaltungsprozess und Weiterbearbeitungsprozess eingebunden sind.
Zur technischen Umsetzung setzen wir streng weisungsgebundene Dienstleister ein, mit denen Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen wurden. Diese unterstützen den Login – Prozess auf der Homepage und den Datenabgleich mit der vorhandenen Mitgliederverwaltungssoftware.
Hinweis zum genutzten KI-Chatbot:
Im KI-Chatbot werden nur Daten verarbeitet, die keine Rückschlüsse auf die anfragenden Personen zulassen, sondern lediglich darauf welche Fragestellungen vorgekommen sind. Diese Information wird temporär für einen Zeitraum von drei Wochen anonym vorgehalten und anschließend wieder gelöscht.
Übermittlung der personenbezogenen Daten in ein Drittland
Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nicht statt.
Dauer der Datenspeicherung
Nach Widerruf Ihrer Einwilligung werden Ihre personenbezogenen Daten nur so lange gespeichert, solange wir dazu gesetzlich berechtigt oder verpflichtet sind. Die Verpflichtung ergibt sich regelmäßig durch rechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die unter anderem im Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung geregelt sind. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren). ,
Profiling / Scoring
Profiling oder Scoring findet nicht statt.
Wir nutzen keine automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung – einschließlich Profiling – über die Begründung, Durchführung oder Beendigung einer Vereinsmitgliedschaft oder der Daten von Nicht-Mitgliedern.